Les 5 fuites d'un mandat : où votre agence perd des heures et des dollars

2026-10-31 · Aveira

Une agence vit de ses mandats. Qu'elle place du personnel, vende des maisons ou organise des voyages, elle fait toujours la même chose : elle décroche un mandat, puis elle le livre pour son client. Entre les deux, il y a cinq moments où l'argent peut filer sans que personne le remarque.

Ce guide vous aide à repérer ces cinq fuites dans votre propre agence et à leur mettre un chiffre, en heures et en dollars. Vous n'avez besoin que de vos courriels, de votre agenda et de vos factures des derniers mois.

Pourquoi parler de « fuites »

Une fuite ne fait pas de bruit. Personne ne décide de laisser une demande sans réponse ou d'oublier de facturer une heure. Ça arrive un mardi chargé, quand tout le monde est en rendez-vous. Pris un par un, ces oublis semblent petits. Additionnés sur une année, ils peuvent représenter des mandats entiers.

La bonne nouvelle : une fuite se mesure. Et ce qui se mesure se règle, souvent sans changer d'outils.

Fuite 1 : la demande (gagner le mandat)

Un client potentiel écrit, appelle ou remplit un formulaire. S'il n'a pas de réponse rapidement, il écrit souvent à quelqu'un d'autre. La fuite, ici, ce sont les demandes arrivées le soir, la fin de semaine ou pendant une journée de rendez-vous, et traitées trop tard.

À vérifier chez vous :

Combien de demandes avez-vous reçues le mois dernier ?
Pour combien d'entre elles la première réponse est-elle partie le jour même ?
Combien sont devenues un mandat signé ?

Fuite 2 : le suivi (mener le mandat au bout)

Le mandat est signé, mais il faut confirmer, rappeler, relancer, mettre à jour le client. Chaque relance est petite ; mises ensemble, elles remplissent des journées. Et quand une relance est oubliée, le client attend, puis doute.

À vérifier chez vous : les heures que vous ou votre équipe passez chaque semaine à confirmer des rendez-vous, des visites ou des quarts, et à envoyer des nouvelles aux clients.

Fuite 3 : la marge (garder ce que le mandat rapporte)

Un mandat peut être rentable sur papier et coûter plus qu'il ne rapporte : du travail ajouté sans avenant, des abonnements en double, des licences que plus personne n'utilise, une publicité oubliée qui roule encore.

À vérifier chez vous : la liste de vos abonnements et de vos licences, avec le nom de la personne qui s'en sert vraiment.

Fuite 4 : le paiement (être payé de tout, à temps)

C'est la fuite la plus directe : des heures travaillées qui ne se retrouvent jamais sur une facture, des soldes qui ne sont pas réclamés, des factures en retard que personne n'ose relancer.

À vérifier chez vous : comparez, pour un mois, ce qui a été travaillé ou livré avec ce qui a été facturé. Puis listez les factures en retard de plus de 30 jours. Nous détaillons cette méthode pour les agences de placement dans notre guide sur les heures travaillées jamais facturées.

Fuite 5 : le retour du client (le faire revenir)

Le client le moins cher à trouver, c'est celui que vous avez déjà servi. Pourtant, une fois le mandat terminé, on passe au suivant. Personne ne rappelle l'ancien client au bon moment : à l'échéance d'un contrat, avant la prochaine saison, un an après un placement réussi.

À vérifier chez vous : combien de vos mandats de l'an dernier venaient d'anciens clients ou de leurs recommandations, et combien d'anciens clients n'ont reçu aucun message depuis.

Faites le calcul pour votre agence

Pour chaque fuite, le calcul suit la même logique. Remplissez les champs avec vos propres chiffres :

Fuite	Ce que vous comptez	Formule
Demande	demandes répondues trop tard sur 12 mois	nombre × votre taux de conversion habituel × revenu moyen d'un mandat
Suivi	heures par semaine en confirmations et relances	heures × 48 semaines × coût horaire de la personne qui les fait
Marge	abonnements et licences inutiles	coût mensuel × 12
Paiement	heures ou extras jamais facturés	heures × votre taux de facturation
Retour du client	anciens clients jamais recontactés	nombre × part qui reviendrait (votre hypothèse) × revenu moyen

Deux règles pour rester honnête avec vous-même. D'abord, utilisez vos chiffres réels, pas des moyennes trouvées en ligne. Ensuite, quand un chiffre est une hypothèse (par exemple, la part des anciens clients qui reviendraient), écrivez-le comme tel.

Par où commencer

Ne réglez pas les cinq en même temps. Commencez par la fuite qui coûte le plus cher et qui se règle le plus simplement. Dans beaucoup d'agences, c'est la demande ou le paiement, parce que l'effet se voit dans le mois. Mais seul votre calcul peut le dire.

Selon votre secteur, les fuites prennent des formes différentes :

pour les courtiers, voyez nos assistants pour agences immobilières et courtiers ;
pour le placement, voyez nos assistants pour agences de placement ;
pour les agences de voyages, voyez nos assistants pour agences de voyages.

Et l'IA dans tout ça ?

Vous n'achetez pas de l'IA : vous achetez des heures et des mandats rattrapés. Un assistant IA est utile quand une tâche se répète, suit des règles claires et se fait dans vos outils actuels (courriel, agenda, logiciel de facturation). Il est inutile si votre logiciel sait déjà le faire ; dans ce cas, il suffit souvent de l'activer.

Chez Aveira, chaque assistant s'occupe d'une fuite. Rien ne part sans votre accord, et vos données restent dans le cadre de la Loi 25 (voir notre guide sur l'IA et la Loi 25).

Questions fréquentes

Faut-il un logiciel spécial pour mesurer ses fuites ? Non. Vos courriels, votre agenda et vos factures suffisent pour un premier calcul. Un export de votre logiciel aide, mais il n'est pas obligatoire.

Combien de temps faut-il pour faire ce calcul ? Cela dépend de l'ordre de vos dossiers. Si vous préférez ne pas le faire seul, c'est exactement ce que couvre notre audit gratuit.

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L'audit gratuit d'Aveira, c'est un appel de 30 minutes, puis vos résultats en 48 heures, en heures et en dollars, fuite par fuite. Si rien ne vaut la peine d'être réglé, on vous le dit.

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